BAB 10 (Pemrosesan data elektronik)

BAB 10 Pemrosesan data elektronik

Pemrosesan data elektronik (Inggris: electronic data processing disingkat EDP) adalah metode dalam suatu pemrosesan data komersial. Sebagai bagian dari teknologi informasi, EDP melakukan pemrosesan data secara berulang kali terhadap data yang sejenis dengan bentuk pemrosesan yang relatif sederhana. Sebagai contoh, pemrosesan data elektronis dipakai untuk pemutakhiran (update) stock dalam suatu daftar barang (inventory), pemrosesan transaksi nasabah bank, pemrosesan booking untuk tiket pesawat terbang, reservasi kamar hotel, pembuatan tagihan untuk suatu jenis layanan, dll.

Sistem masukan

A.      Sistem masukan dengan kertas

Tahap pemrosesan masukan:

1.       Penyiapan dan perlengkapan dokumen sumber.

Dokumen sumber seperti order penjualan , diarsip secara manual. Jika dokumen sumber tersebut telah dilengkapi,maka secara periodic dikumpulkan dan dikirimkan ke departemen pemrosesan dan untuk dimasukkan kedalam system computer.

2.       Pengiriman dokumen-dokumen sumber ke pemrosesan data.

Total pengendalian batch dan register-register pengiriman data merupakan pengendalian dasar dalam pengiriman data dari departemen pemakai ke pemrosesan data.

3.       Masukan data

Setelah dokumen sumber seperti faktur-faktur diterima oleh bagian pemrosesan data maka akan dilakukan pengetikan dengan menggunakan terminal data atau computer personal (PC) kemudian disimpan dalam disk, setelah itu file masukan diverifikasi. Verifikasi ada dua macam :

a.       Verifikasi kunci adalah prosedur pengendalian yang mendeteksi kesalahan dalam operasi pengetikan.

b.      Verifikasi visual adalah dengan melakukan pembandingan antara dokumen sumber dengan hasil cetak file yang telah dimasukkan.

4.       Pengeditan data program

Pengeditan data program merupakan teknik perangkat lunak yang digunakan untuk mengecek kesalahan data-data sebelum pemrosesan dilakukan. Teknik-teknik pengeditan data :

a.       Table lookup

b.      Limit test

c.       Continous operations auditing

d.      Check digit

e.      Valid code check

Sistem Pemrosesan
Sistem pemrosesan berdasar kertas
Transaksi-transaksi di masukkan kedalam komputer dalam batch yang di proses secara periodik. Contoh pemrosesan secara batch adalah laporan jam kerja mingguan untuk membuat cek pembayaran gaji.
Pemrosesan secara batch dengan pemutahiran file secara berurutan, pemrosesan dalam sistem semacam ini mencakup tahap-tahap berikut:
• Penyiapan file transaksi
• Pemutahiran file induk
• Pemutahiran buku besar
• Penyiapan laporan buku besar
Pemrosesan batch dengan pemutahiran file akses random, tahap-tahapnya sebagai berikut :
• atatan di baca dari file transaksi
• Nilai kunci catatan transaksi digunakan untuk mengakses secara random
• Catatan dalam file induk di mutahirkan dalam memori dan kemudian ditulis ulang ke file data
Sistem pemrosesan tanpa kertas
Dalam sistem pemrosesan tanpa kertas , baik pemrosesan batch maupun tepat waktu dapat di lakukan . dengan pemrosesan tepat waktu, kadang-kadang disebut online realtime processing.
Pemrosesan batch dalam sistem pemrosesan tanpa kertas mirip dengan pemrosesan batch dalam sistem berdasar kertas. Perbedaannya adalah voucher jurnal diganti dengan fungsi yang serupa tetapi secara elektronik dan buku besar di mutahirkan secara otomatis secara periodik.
Pemrosesan tepat waktu dalam sistem pemrosesan tanpa kertas, keuntungan utama dalam pemrosesan tanpa kertas adalah memungkinkan untuk melakukan pemrosesan tepat waktu.

Sistem Keluaran
Sistem keluaran dapat berupa sistem dengan kertas, tanpa kertas atau antara keduanya. Sebagian besar sistem dengan kertas dan berorientasi batch dengan pemrosesan file sekuensial mengahislkan volume jeluaran yang besar. Sebagai contoh hasil cetak keluaran file piutang dagang dapat digunakan untuk melihat saldo pelanggan individual.
Pengendalian ekeluaran di rancang untuk mengecek bahwa hasil pemrosesan telah berupa keluaranb yang sah dan keluaran tersebut telah didistribysikan secara memadai.
Kelompok pengendalian PDE terpisah seriungkali dibentuk untuk memonitor operasi PDE. Kelompok pengendalian PDE menrupakan bagian dari fungsi audit intern perusahaan. Distribusi keluaran harus dikendalikan untuk meminimalkan akses tidak sah terhadaop data-data penting. Distribusi keluaran di kendalikan melalui dokumentasi dan penyeliaan. Umumnya, register distribusi keluaran dibuat untuk mengendalikan disposisi laporan.